Ocena zespołu Zarządu drogą do poprawy efektywności pracy zespołowej

Zespół Zarządu działał do tej pory wystarczająco efektywnie w stosunku do zadań, które przed nim stawiano. Jednocześnie, w obliczu nowych wyzwań, pojawiała się skłonność do prowadzenia mało efektywnych zebrań, trudności komunikacyjne pomiędzy poszczególnymi jego członkami oraz mała decyzyjność zespołu przy nieobecności Prezesa lub braku wytycznych z Centrali. Było to sporym zagrożeniem dla dalszego szybkiego rozwoju organizacji.

Wzrost samodzielności i efektywności pracy zespołowej Zarządu, szczególnie w sytuacji zmian i pracy pod presją.

Dla powodzenia projektu potrzebna była przede wszystkim diagnoza zależności systemowych w zespole i praca na wewnętrznej motywacji członków Zarządu.

Dwa kluczowe założenia, które przyjęliśmy, projektując rozwiązanie, to podporządkowanie działań jasno zdefiniowanemu celowi biznesowemu oraz uchwycenie nie tyle poziomu kompetencji pojedynczych osób, co kompetencji zespołowych i spojrzenie na zespół jako system, w którym funkcjonują zależności – zarówno te wspierające jego efektywność, jak i ograniczające skuteczność pracy. W ramach projektu m.in.:

• Zdefiniowaliśmy kryteria oceny zespołu Zarządu.
• Przeprowadziliśmy serię obserwacji pod kątem uzgodnionych kryteriów (zespołowe sesje on-the -job, podczas których zespół asesorów przyglądał się pracy Zarządu i ich członków w naturalnym środowisku pracy; jednodniowa procedura Development Centre mająca na celu weryfikację hipotez powstałych podczas obserwacji on-the-job oraz stworzenie warunków pracy pod presją – które miały odzwierciedlać to, co czeka Zarząd w niedługiej przyszłości).
• Sporządziliśmy i przedstawiliśmy Sponsorowi raport generalny z analizy systemowej zespołu oraz charakterystyki indywidualne.
• Wszyscy uczestnicy szkolenia wzięli udział w indywidualnych sesjach informacji zwrotnych, których celem była analiza wniosków z charakterystyk indywidualnych i raportu generalnego.

Na zakończenie zrealizowaliśmy warsztat implementacyjny mający na celu zespołową analizę wyników procedury oceny oraz implementację wniosków z niej płynących do codziennej pracy zespołu.

• Zespół Zarządu wypracował szereg rozwiązań, które zostały wdrożone do codziennej pracy (m.in. nadzorowanie pracy zespołowej, rotacyjny prowadzący, podsumowywanie pracy, omawianie efektywności spotkań, stosowanie arkuszy feedbackowych, kontrakty pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu).
• Wybrani członkowie Zarządu zdecydowali się na coaching.
• Struktura zespołu Zarządu uległa zmianie − jedno ze stanowisk zostało przeformułowane, ponieważ wcześniejsze zdefiniowanie ról uniemożliwiało efektywne wykonywanie tej funkcji.
• Jakość komunikacji oraz efektywność prac zespołu Zarządu w opinii Sponsorów i uczestników znacząco wzrosła.

PROJEKT TEN ZOSTAŁ WYRÓŻNIONY W 2010 ROKU W KONKURSIE „NAJLEPSZE PRAKTYKI SZKOLENIOWE DLA MAZOWSZA”. MIMO WIELU ZMIAN, DO DZIŚ W ORGANIZACJI ODCZUWALNE SĄ JEGO POZYTYWNE EFEKTY.