Let’s talk… o robieniu dialogu. #6 dialog w zespołach pracujących zdalnie. TIPS & TRICKS.

Zapraszamy do lektury kolejnego odcinka poradnika. Dzielimy się w nim naszym doświadczeniem i podpowiedziami, w jaki sposób możesz zadbać o jakość dialogu w zespole. Jesteśmy partnerami w firmie Inżynieria Personalna® i uczymy zespoły umiejętności prowadzenia dialogu.

Kilka ostatnich miesięcy, to czas, gdy członkowie wielu zespołów współpracowali ze sobą wyłącznie lub przede wszystkim w formule zdalnej. Mieliśmy okazję obserwować te spotkania oraz rozmawiać z liderami firm i zespołów, o tym jak przekłada się to na jakość współpracy i dialogu.

W ZDECYDOWANEJ WIĘKSZOŚCI OPINII I OBSERWACJI POWTARZAŁO SIĘ KILKA ODCZUWALNYCH TRUDNOŚCI:

• Spotkania zdalne koncentrują się głównie na kwestiach operacyjnych. Te, poświęcone pracy koncepcyjnej, dzieleniu się wiedzą, analizie problemowej są organizowane rzadziej, a w wielu przypadkach wcale.
• Spotkania w tej formie trwają zazwyczaj krócej, przez co wydają się efektywne i jednocześnie okazuje się potem, że część osób nie znalazła okazji, by wyrazić swoją opinię lub zgłosić potrzebę/ zainicjować rozmowę o ważnych, choć może nie pilnych kwestiach związanych z funkcjonowaniem firmy, zespołu, obsługiwanego procesu itp.
• Część osób, świadomie lub nie, ma poczucie, że to nie jest właściwa forma dla rozmów o relacjach, przekazywania informacji zwrotnej. Przez dłuższy czas miałem okazję obserwować pracę zespołu zarządzającego. Przy pierwszym, tradycyjnym spotkaniu zespołu, te właśnie wątki, związane z relacjami i jakością współpracy, pojawiły się i dominowały.
• Ponieważ wielu uczestników spotkań zdalnych wyłącza obraz wideo, a ekrany są często zajęte widokiem udostępnianych dokumentów, to trudniej jest zobaczyć wszelkie niewerbalne zachowania. Brak kontaktu wzrokowego, brak pewności, kto i na ile uważnie nas słucha wpływa na dynamikę rozmów.
• Słabiej radzą sobie moderatorzy. Nie widząc pozostałych osób, nie wyczuwając emocji i nie mogąc wykorzystać fizycznej przestrzeni na potrzeby celów spotkania, pełnią swoją funkcję często połowicznie.
• Jedna osoba zajmuje swoimi wypowiedziami zbyt wiele czasu lub wypowiada się nazbyt często. Innym trudniej wyrazić sprzeciw wobec takiego zachowania (trudniej wejść w słowo i brakuje możliwości zasygnalizowania tej potrzeby gestem). W takiej sytuacji inni nie decydują się już walczyć o głos i pokazanie swojej perspektywy.
• Po wypowiedzi członka zespołu zapada cisza. Nie pojawia się ani parafraza tej wypowiedzi, ani potwierdzenie rozumienia, choćby miało być to zdawkowe „Ok, rozumiem”.

CO WARTO WIĘC ZROBIĆ, ABY ZADBAĆ O JAKOŚĆ ROZMÓW W ZESPOLE TAKŻE W TRAKCIE SPOTKAŃ ZDALNYCH?

1. Wyraźnie wyodrębnić (jako osobne spotkanie lub np. druga jego część) w agendzie czas na rozmowy o sprawach ważnych, choć nie pilnych. Zjawiskach, relacjach współpracy, kulturze organizacyjnej, pomysłach, obawach itp. Lider lub moderator może zacząć, proponując jakiś konkretny wątek, zadać kierowane do wszystkich konkretne pytanie.
2. Wzmocnić funkcję moderatora. Może on przypomnieć lub umówić się z zespołem na kilka zasad, dzięki którym będzie mógł pełnić swoją rolę skuteczniej.
3. Idealnie, jeśli członkowie zespołu mogą pełnić funkcję moderatora rotacyjnie. Jeśli każdy będzie miał takie doświadczenie, to lepiej będzie rozumiał perspektywę moderatora i jego wyzwania w trakcie spotkań. Kolejnym razem zapewne bardziej doceni starania kolegów w tej roli.
4. Moderator może wskazywać wprost, używając imion, kolejność wypowiedzi lub odpowiedzi na pytanie. To przyspiesza, zwiększa dynamikę spotkania i eliminuje obawy, że wejdę komuś w słowo lub zaczniemy mówić jednocześnie.
5. Wykorzystać technikę rund wypowiedzi. Za każdym razem, gdy pojawia się pytanie lub nowy wątek warto dopilnować, aby każda z osób zabrała głos. Nawet, jeśli miałaby tylko powiedzieć, że nie ma nic do dodania.
6. Korzystając z możliwości dzielenia ekranu zadbać o widoczność licznika czasu z ustalonym limitem na wypowiedź jednej osoby. Przyznanie dodatkowego czasu odbywa się świadomie w porozumieniu z moderatorem i pozostałymi osobami. Można też umówić się w zespole na konkretną technikę zatrzymywania zbyt długich wypowiedzi. Na przykład prosząc o stop-klatkę i używając parafrazy lub dopytać wtedy o intencje związane z długością wypowiedzi. Np. na ile jest ona nadal celowa.
7. Pomiędzy pojedynczymi wypowiedziami warto, aby pojawiały się parafrazy i potwierdzenie, że wypowiedź została przez pozostałych zarejestrowana. Warto uczynić to warunkiem dopuszczającym kolejną wypowiedź. Z początku może się to wydać sztuczne, ale szybko da się odczuć, jak pozytywnie wpływa to na odczucia uczestników spotkania, gdy otrzymują od innych potwierdzenie z przekazem „usłyszeliśmy”.
8. Jeśli tylko nie jest to podyktowane jakością połączenia, warto używać obrazu z kamer, by członkowie zespołu mogli się widzieć.

Warto także pamiętać, że w trakcie każdej rozmowy członkowie zespołu mogą znajdować się w co najmniej 4 pozycjach (patrz ilustracja powyżej). Warto zadbać, aby wszystkie były używane i upewnić się, że nie zajmujemy wszyscy cały czas pozycji numer 4.

Powodzenia!

Jeśli masz jakieś konkretne wyzwanie związane z budowaniem środowiska dialogu w swoim zespole lub firmie i chciałbyś przeczytać, w jaki sposób można sobie z nim poradzić, napisz do nas: dialog@inzynieriapersonalna.pl

Zapraszamy na stronę www.lets-talk.biz gdzie dowiesz się, jak możesz zadbać o jakość dialogu w zespole i oszacować wstępnie jego poziom za pomocą krótkiego quiz’u.

W poprzednim odcinku poradnika znajdziesz podpowiedzi jak poprowadzić dialog odnośnie do wyników osiąganych przez zespół wraz ze scenariuszem takiej sesji.

Filip Wolfart