Let’s talk… o robieniu dialogu. #5 rozmowy osiągniętych wynikach.

Zapraszamy Cię do lektury kolejnego odcinka poradnika. Dzielimy się w nim naszym doświadczeniem i podpowiedziami, w jaki sposób możesz zadbać o jakość dialogu w zespole. Jesteśmy partnerami w firmie Inżynieria Personalna® i od lat uczymy zespoły umiejętności prowadzenia dialogu.

Dziś wracamy do zapowiedzianego w drugim odcinku tematu wykorzystania praktyki dialogu w rozmowach poświęconych omówieniu wyników i poziomu realizacji celów przez zespół. Niezależnie od tego, czy jesteście poniżej, czy powyżej planu warto sięgnąć po dialog.

Zespołowe rozmowy o osiągniętych wynikach mają różny przebieg. Są takie, które skupiają się na analizie wyniku i są takie, które skupiają się na odpowiedzialności za osiągnięty wynik. Te pierwsze pozwalają zrozumieć czynniki, które wpływają na poziom wyniku i wyciągnąć wartościowe wnioski. Te drugie prowadzą zazwyczaj do przeciągającej się nieznośnie serii tłumaczenia się z podjętych lub niepodjętych działań oraz przerzucania się odpowiedzialnością między współpracownikami. W przypadku, gdy osiągnięty rezultat jest poniżej założonego poziomu, brak dialogu prowadzi do sytuacji, w której zaczyna się tłumaczenie. Dzieję się tak, ponieważ zadawane pytania dotyczą raczej odpowiedzialność osób, niż czynników wpływających na wynik. Pytania współpracowników zawierają niejednokrotnie sugestie wskazujące na niedociągnięcia. Mają charakter oceniający. Czasem, ktoś przyparty do muru, reaguje obronnie, atakując i wskazując na odpowiedzialność innych osób. Takie rozmowy kończą się napięciem między ludźmi i jednocześnie nie dają zrozumienia i sensownych odpowiedzi, co mielibyśmy zrobić inaczej, by mieć większy wpływ na osiągane rezultaty. Brak dialogu praktycznie wyklucza proces uczenia się zespołowego.

Jeśli zależy Ci na tym, aby w Twoim zespole dominował pierwszy typ rozmów, czyli skupiony na wyniku, to poniżej zamieszczamy podpowiedź scenariusza sesji dialogu. Pomoże wam zrobić dobrej jakości analizę i planowanie. Zadbacie w ten sposób o proces uczenia się zespołowego.

Sesja ta składa się z dwóch etapów, które warto wyraźnie rozdzielić: Nasz Cel oraz Nasze Role.

NASZ CEL – CZYLI GDZIE JESTEŚMY?

Zacznij od dokładnego przypomnienia celu i jego zespołowego charakteru. Warto zadbać o artefakt symbolizujący omawiany rezultat. W ten sposób zaznaczysz w przestrzeni temat rozmowy, co ułatwi zespołowi skoncentrowanie się na nim, a nie na sobie nawzajem. Warto wprowadzić założenie „my rozmawiamy o tym wyniku”. To może być leżąca na stole kartka z zapisem celu. Jeśli korzystacie z narzędzi raportowania i wszyscy maja podgląd na wynik na swoim ekranie, to i tak polecamy rozwiązanie z kartką lub inny, fizyczny sposób wizualizacji celu we wspólnej przestrzeni.

Jedna osoba, przypisana z racji na funkcję lub dowolny członek zespołu (można to robić rotacyjnie) referuje poziom realizacji celu. Jak jest? Czy zgodnie z założonym planem.

Sesja dialogu:

• Ważne, aby w trakcie tej sesji każdy ze współpracowników zabrał głos odpowiadając na kilka konkretnych pytań. Poniżej podajemy przykładowe pytania ułatwiające zrozumienie. Pytania te warto wprowadzać krok po kroku, a w tym przypadku runda po rundzie.
• Co myślisz o celu i poziomie jego realizacji? (tu runda wypowiedzi, tak aby każda z osób mogła zabrać głos, zanim przejdziecie do kolejnego pytania. Ważne, żeby pozostali mieli czas na pogłębienie zrozumienia danej wypowiedzi, zadanie dodatkowych pytań, parafrazę.)
• Jakie są twoim zdaniem czynniki wpływające na wynik? Które z nich mają największy wpływ według ciebie? (i runda wypowiedzi) lub….
• Co w twojej opinii stanowi barierę? Co nie pozwala nam zrobić więcej, dogonić planu? (i runda wypowiedzi).
• Co wg ciebie powinniśmy JAKO ZESPÓŁ/FIRMA kontynuować, co przestać robić, a co powinniśmy zrobić inaczej niż do tej pory, żeby „być w celu”?

Zachęcamy Cię do modyfikacji i/lub wyboru pytań najbardziej adekwatnych do specyfiki Twojego zespołu i rezultatów. Zauważ, że pierwsze pytanie jest bardzo ogólne i neutralne. To celowy zabieg, aby uniknąć pułapki zasugerowania (tym bardziej przez lidera) z góry tego, jak należy myśleć o osiągniętym wyniku.

Ważne, aby w trakcie sesji przestrzegać kilku zasad:

• Wypowiedzi nie oceniamy. Nie pozwalaj, aby ktoś zaczął się tłumaczyć. Nie o to w tym momencie chodzi.
• Warto dopytywać, prosić o przykłady. Tak, żeby w pierwszej kolejności zbudować dobre wspólne rozumienie rezultatów i tego skąd się biorą.
• Kolejność wypowiedzi jest w zasadzie dowolna, choć lepiej jeśli lider nie będzie wypowiadał się w poszczególnych rundach jako pierwszy.
• Po każdym punkcie z pytaniami (można je spisać i powiesić, żeby były widoczne) potrzebny jest czas na rundę wypowiedzi. Ważne, żeby były to odpowiedzi na te pytania. Dygresje zostawiamy sobie na później.
• Po każdej rundzie, moderator sesji robi krótkie podsumowanie. Jakie wnioski? Co wynika z naszych wypowiedzi? Co z tego warto zanotować, jako wniosek naszego zespołu?
• W tej części powinien dominować język „MY”, „NASZE”. Razem oglądamy wspólną sprawę z różnych perspektyw.

NASZE ROLE:

Kontynuujemy rozmowę. Dopiero teraz przechodzimy na poziom działów, funkcji i ról współpracowników.

Ta część sesji jest oparta o trzy pytania do każdej z osób:

• Teraz, kiedy przeanalizowaliśmy wyniki, to powiedz jak widzisz rolę i wkład swój i swoich ludzi w realizację celu? Na czym teraz chcecie się skupić, jakie będą wasze najbliższe działania, które zadania potraktujecie priorytetowo?
• Jakie widzisz bariery i jakich trudności, ryzyk się spodziewasz?
• Jakiego wsparcia i od kogo potrzebujesz w związku z tym? Czego byś oczekiwał (jakich działań) od innych członków zespołu?

W powyższy sposób wypowiada się każda z osób. Pozostałe mogą podawać sugestie i propozycje działań lub zadań dla danego działu, których dana osoba nie wymieniła. Na zasadzie: uważam, że wasz zespół może podjąć jeszcze takie zadanie itp. Zwróć uwagę, że ta część sesji, dzięki tym konkretnym pytaniom, jest nakierowana wyłącznie na przyszłość, działanie i rozwiązania.

Warto notować sformułowane przez daną osobę zadania i akcje na bieżąco. Łatwiej będzie podsumować ustalenia na koniec spotkania. Po tym, jak każda osoba się wypowie, odpowie na pytania, usłyszy sugestie innych odnośnie do pracy i zadań w swoim obszarze, to czas na: PODSUMOWANIE, czyli listę akcji (działań, zadań) z przypisanymi właścicielami i terminami realizacji.

Tak prowadzone rozmowy o wynikach nie wykluczają odpowiedzialności poszczególnych osób, za realizację konkretnych zadań i skuteczne wypełnianie swojej roli. Zwróć jednak uwagę, że to powinien być cel na zupełnie inną rozmowę, często w formule jeden na jeden w oparciu o adekwatną informację zwrotną.

Powodzenia!

Jeśli masz jakieś konkretne wyzwanie związane z budowaniem środowiska dialogu w swoim zespole lub firmie i chciałbyś przeczytać, w jaki sposób można sobie z nim poradzić, napisz do nas: dialog@inzynieriapersonalna.pl

Zapraszamy na stronę www.lets-talk.biz gdzie dowiesz się, jak możesz zadbać o jakość dialogu w zespole i oszacować wstępnie jego poziom za pomocą krótkiego quiz’u.

W poprzednim odcinku poradnika znajdziesz podpowiedzi jak zdefiniować architekturę dialogu tak, aby przekroczyć tradycyjne podziały na funkcje i obszary.

Filip Wolfart