LET’S TALK… o robieniu dialogu. Praktyczny poradnik dla zespołów i ich liderów.

Filip Wolfart

 

#1 O strzelaniu i pojedynkach na słowa, czyli jak przywrócić spokój w miasteczku? 

 

Zapraszamy Cię do lektury naszego poradnika. Dzielimy się w nim naszym doświadczeniem i podpowiedziami, w jaki sposób możesz zadbać o jakość dialogu w zespole. Od lat uczymy zespoły umiejętności prowadzenia dialogu.

 

Nawet w zespołach, które świetnie się dogadują, zdarzają się sytuacje, w których rozmowa zaczyna przypominać strzelaninę. Taką w samo południe, na spalonej słońcem, pełnej wznoszącego się kurzu, głównej ulicy westernowego miasteczka. Rewolwerowcy w pośpiechu uzupełniają magazynki. Nieraz strzelają na ślepo, a czasem wcale, żeby nie zdradzić swojego aktualnego położenia. Nie zawsze wiadomo kto i dlaczego zaczął. Podobnie jak w zespołach. Są tematy, które gdy pojawiają się na agendzie spotkań od razu wzbudzają napięcie. Ktoś strzela pierwszym argumentem, inni błyskawicznie zbroją się w kolejne. To nie skończy się dobrze.  

 

Czas przywrócić spokój w miasteczku! Mamy dla Ciebie dwie podpowiedzi, które w tym pomogą. Pierwsza dotyczy oddzielenia fazy dialogu od fazy decyzji. Druga pomoże zespołowi przekierować uwagę z JA i TY na MY.

 

Oddzielenie etapu dialogu i decyzji.

„Strzelaniny” zdarzają się najczęściej wtedy, gdy ludzie mają świadomość, że dana rozmowa coś rozstrzygnie, o czym zdecyduje. Często są w napięciu zdając sobie sprawę, że poniosą takie, czy inne konsekwencje decyzji, wzrośnie ich odpowiedzialność lub utracą część wpływów, zostanie im przypisany jakiś plan działania i oczekiwanie konkretnego wyniku.  Wtedy, wypowiedzi formułowane nawet z najlepszą intencja, są często przez pozostałych interpretowane nieprzychylnie, przeinaczane, traktowane jako zagrażające. Każda z osób stara się uzbroić w taki argument, który da jej największy wpływ na kształt decyzji lub pozwoli odsunąć od siebie odpowiedzialność. Emocje szybko narastają, czasem pojawia się nerwowość i nikt już nie zwraca uwagi na to, czy kolejna wypowiedź to feedback, pomysł, sugestia, czy fakt, a może tylko przykład.

W pierwszej kolejności wyodrębnijcie w strukturze waszego spotkania dwie fazy: dialogu i decyzji.

 

FAZA DIALOGU.

Ponieważ dialog służy do budowania zrozumienia: zależności, złożoności, dynamiki danego tematu (problemu, procesu, celu itd.), to zarezerwujcie czas wyłącznie na to, aby zbudować dobre zrozumienie. Oszacujcie go biorąc pod uwagę obszerność poruszanego zagadnienia i liczbę osób biorących udział w rozmowie. Z naszego doświadczenia wynika, że zazwyczaj potrzebne jest ok. 5 minut na osobę.

W tej fazie wszystkie rozstrzygnięcia wobec przedmiotu waszej rozmowy są zawieszone. Nie musicie tu podjąć decyzji. Możecie swobodnie pokazywać i analizować każdą perspektywę. Odłóżcie moment weryfikacji, oceny pomysłów itp.

W tej części cel jest tylko jeden: zbudowanie zrozumienia poprzez zaprezentowanie perspektywy i opinii każdej z osób dotyczącej danego tematu, zadawanie pytań pogłębiających oraz parafrazowanie, żeby upewnić się, że złapaliśmy sens i intencje współpracowników.

Przydatne pytania, od których możecie zacząć taka sesję to:

  • Jak to wygląda z Twojej perspektywy? Jak o tym myślisz?
  • Jak rozumiesz to zjawisko, ten problem, cel tego działania?
  • Co jest dla Ciebie ważne w tym temacie? W jakiej roli jesteś? Czego jesteś strażnikiem, gdy rozmawiamy o tym?

Te pytania otwierają sesję i uruchamiają rundę wypowiedzi.

Jeśli macie możliwość, to możecie wyodrębnić tę fazę, podkreślając ją zmianą miejsca spotkania, innym sposobem wykorzystania przestrzeni, czy usadowienia osób. Kolejność zabierania głosu jest dowolna, choć lepiej żeby lider nie zabierał głosu, jako pierwszy. Zatrzymujcie rozmowę i zwracajcie sobie nawzajem uwagę, gdy w rozmowie pojawią się określenia oceniające perspektywę innej osoby.

Na koniec warto zrobić krótkie podsumowanie. Co teraz wiemy, co zrozumieliśmy? Czy wszyscy czują się gotowi, żeby podjąć decyzję?

Jeśli kryteria decyzji, którą potrzebujecie podjąć nie są oczywiste i standardowe (np. bhp, jakość, koszty), to warto zrobić drugą rundę wypowiedzi uruchamiając ją pytaniem: Według jakich kryteriów powinniśmy podjąć tę decyzję? Jak powinna wyglądać ich hierarchia? Które kryterium jest aktualnie krytyczne?

Po tej fazie warto zrobić, krótką przerwę, choćby na przejście, powrót do miejsca, w którym będziecie kontynuować.

 

FAZA DECYZJI

Faza decyzji służy rozstrzyganiu, dokonywaniu wyborów. W tej fazie bardziej adekwatne od dialogu są negocjacje odnoszące się do meritum, angażowanie współpracowników i po prostu „sprzedawanie” konkretnych pomysłów i rozwiązań. Jeśli macie zbudowane dobre, wspólne zrozumienie tematu oraz rozumiane przez wszystkich kryteria, którymi powinniście się kierować, to z dużym prawdopodobieństwem podejmiecie ją szybko i zgodnie.

Kształt tej decyzji będzie zbieżny z pomysłami niektórych osób sprzed sesji, albo zupełnie różny. Ważne, że wszyscy będą rozumieć proces, w którym ich pomysł został poddany obróbce i weryfikacji, ponieważ byli świadkami i współtwórcami tego procesu.

W fazie dyskusji możliwy jest także scenariusz, w którym decyzję podejmuje ostatecznie lider i to on  dokonuje ostatecznego rozstrzygnięcia kryteriów i wyboru konkretnej opcji działania. Nadal jednak wszyscy razem tworzycie warunki, by lider mógł podjąć jak najlepszą i zrozumiałą decyzję.

 

MY w dialogu o centrum.

Możecie dodatkowo wzmocnić ducha zespołowego, tożsamość „MY”, w trakcie sesji dialogu jeśli:

  • Usiądziecie w sposób, który podkreśla równorzędność uczestników rozmowy.
  • Na środku przestrzeni między Wami umieścicie jakiś artefakt symbolizujący temat dialogu (może to być kartka z tematem).
  • Temat powinien być sformułowany neutralnie, żeby nie strzelić do kogoś już przez sam fakt użycia określeń, w których zaszyte są założenia oceniające. Przykład. Zamiast: „poprawa efektywności”, lepiej zapisać: „poziom efektywności”. Zamiast „zwiększenie sprzedaży”, lepiej „nasza sprzedaż” lub „rentowność sprzedaży”.
  • Upewnijcie się, że temat jest postrzegany jako nasz. Możesz zadać prowokacyjne pytanie: Czyj jest ten temat? Przyznaj się do prowokacji i podkreśl , że dopóki nie spojrzycie na temat, jak współwłaściciele, to trudniej będzie wam widzieć go wspólnie, dialogowo.

W ten sposób tworzycie klimat, w którym temat jest nasz, zespołowy, a nie jedynie np. szefa logistyki, do którego wszyscy „strzelają”. To ma być wasza rozmowa o temacie, a nie temat rozmów między wami.  

 

Mamy nadzieję, że te podpowiedzi pomogą Ci zmienić klimat niektórych rozmów w zespole i ograniczyć ilość „strzelanin” . Powodzenia!

Jeśli masz jakieś konkretne wyzwanie związane z budowaniem środowiska dialogu w swoim zespole lub firmie i chciałbyś przeczytać, w jaki sposób można sobie z nim poradzić, to napisz do nas: dialog@inzynieriapersonalna.pl

Powodzenia!