LET’S TALK… o robieniu dialogu. #2 Sesja dialogu z rezultatem w centrum – ćwiczenie dla zespołu.

Filip Wolfart

 

Zapraszamy Cię do lektury kolejnego odcinka poradnika. Dzielimy się w nim naszym doświadczeniem i podpowiedziami, w jaki sposób możesz zadbać o jakość dialogu w zespole. Jesteśmy partnerami w firmie Inżynieria Personalna® i od lat uczymy zespoły umiejętności prowadzenia dialogu.

 

Dialog przynosi najlepsze efekty, gdy jest używany w sposób celowy i świadomy. Jeśli wyobrażę sobie, że wolno mi użyć dialogu tylko raz, to wykorzystałbym tę możliwość do zbudowania w zespole dobrego zrozumienia rezultatu, jaki ma być wynikiem wspólnego wysiłku. Miałbym wtedy większą pewność, że współpracownicy w swoich działaniach i decyzjach kierują się wspólną wizją. Łatwiej będzie im osiągnąć spójność i konsekwencję w działaniu.

Nasze doświadczenia pokazują, że drobne różnice między współpracownikami w rozumieniu tego, co ma być finalnie osiągnięte, jeśli pozostają nie skorygowane, znacząco rzutują na poziom skuteczności.  

Fragment rozmowy w zespole zarządzającym o celach i poziomie ich realizacji:

Szef:
Witajcie, zacznijmy jak zawsze od sprawdzenia gdzie jesteśmy z realizacją planu.

 

Marketing:
Ostatnia kampania dała nam 15% wzrost liczby nowych klientów w kanale online.

 

Szef:
Przypomnij proszę, jaki mamy cel na ten rok?

 

Marketing:
25% na koniec roku, więc jesteśmy powyżej celu.

 

Sprzedaż:
Sprzedaż w tym kanale u konkurencji urosła od początku roku już o 30%. Jesteśmy więc w tyle i tracimy szanse, nie wykorzystujemy potencjału e-commerce.

 

Finanse:
Chcecie wiedzieć ile zarobiliśmy na tej nowej sprzedaży? Otóż niewiele… To co dominuje w strukturze sprzedaży to mniej rentowne produkty. Chodzi nam o rentowną sprzedaż, a nie tylko nowych klientów.

 

Logistyka:
Nie widzę korzyści z tego wzrostu. Miejcie świadomość, że mamy obecnie  problem z niską rotacją zapasów. Pod koniec roku zamówiliśmy sporą ilość produktów, które teraz zalegają w magazynie. Czy nie moglibyśmy zrobić jakiejś promocji na „leżaki” i uwolnić gotówkę?

 

Marketing:
To ma się nijak do wizerunku, jaki chcemy budować. Rozmawialiśmy o tym, że promujemy w tym roku wyłącznie marki własne. Coś się zmieniło w tej kwestii?

 

Rozmowa toczy się dalej w tym stylu przez kolejną godzinę….

Jeden zespół, jedno pytanie i wiele odpowiedzi… Zapewne wyczuwasz niespójność w działaniach tego zespołu, fragmentację myślenia. Być może nawet uśmiechasz się z przekąsem. Jeśli tak, to proponujemy: zaczekaj. Zrób najpierw ze swoim zespołem pewne ćwiczenie.  Pomoże Ci ono wykorzystać dialog do przetestowania realnego poziomu zrozumienia rezultatów w gronie współpracowników. Upewnicie się, czy rozumiecie wszyscy pożądany rezultat tak samo, a jeśli pojawią się rozbieżności, to od razu będziecie mogli je skorygować. Im bardziej złożony i znaczący jest rezultat, nad którym pracujecie, tym więcej korzyści przyniesie opisana poniżej sesja dialogu.

 

Sesja dialogu z rezultatem w centrum.

Ważne założenie: na potrzeby tego ćwiczenia warto rozróżnić pojęcia rezultat i cel. Celów realizowanych przez zespół może być kilka lub nawet kilkanaście. Poszczególni członkowie zespołu mogą być odpowiedzialni za realizację celów sformułowanych dla ich obszarów i funkcji. Potraktujcie je, jako cele cząstkowe, których realizacja powinna, na poziomie firmy lub projektu, przynieść pożądany rezultat. Rezultat występuje tu więc w znaczeniu celu głównego dla całego zespołu, na którym powinny koncentrować się wysiłki wszystkich współpracowników.

 

Ćwiczenie zespołowe:

KROK 1 – przygotowanie.

Pierwsze 3-5 minut poświęćcie na indywidualne przygotowanie. Poproś każdą z osób w zespole, aby zapisała na kartce (zapisanie jest ważnym elementem) jak rozumie rezultat, który ma być wynikiem wysiłków całego zespołu. Chodzi o wyobrażenie sobie momentu, w którym rezultat został osiągnięty i zapisanie go z użyciem trybu dokonanego. Piszcie starannie, aby inni mogli odczytać zapiski.

Przykładowo: „Jest 30 czerwca. Nasza sprzedaż w pierwszym półroczu wyniosła X. Uzyskaliśmy rentowność na poziomie Y. Marki własne wygenerowały 60% przychodów, a liczba klientów w segmencie B jest wyższa o 25%, co dało nam drugie miejsce, zaraz za liderem branży. Nasi pracownicy mogą teraz pracować zdalnie, bo wdrożyliśmy platformę, która to umożliwia, więc w drugim półroczu nie będziemy musieli zwiększać powierzchni biurowej.”

KROK 2 – wystawa.

Połóżcie kartki, tak, aby każdy miał swobodny dostęp. Dajcie sobie chwilę na poczytanie zapisków kolegów i koleżanek. Teraz nadszedł czas na dialog. Porozmawiajcie o tym:

  • Co w waszych notatkach jest identycznie sformułowane, co podobnie?
  • Czy są i na czym polegają różnice? Z czego wynikają?

Dopytujcie się nawzajem, ciekawcie się zapisaną perspektywą innych współpracowników. Dlaczego ujęli to w ten, a nie inny sposób?

Kiedy energia rozmowy się wyczerpie, czas na krok trzeci…

KROK 3 – wspólna kartka.

Użyjcie jednego, wspólnego arkusza, na którym zapiszecie jeden, wspólny opis rezultatu jaki ma być osiągnięty. Dbajcie o tryb dokonany, możecie także używać ikon i rysunków. Być może będziecie bardzo spójni i ten proces zajmie Wam chwilę, a być może uruchomicie rozmowę, w trakcie której będziecie decydować w jakim kształcie coś zapisać, które sformułowania, cyfry, benchmarki lepiej oddają Wasze aspiracje, intencje i oczekiwania. W niektórych przypadkach może się okazać, że praca nad wspólnym zapisem rozciągnie się na kilka godzin lub kilka kolejnych spotkań. W naszej opinii będzie to dobrze zainwestowany czas.

 

Dialog pomaga połączyć różne perspektywy. W tym kroku możecie zadać sobie kilka dodatkowych pytań o perspektywę klientów, inwestorów, pracowników, dostawców i innych ważnych dla firmy lub projektu interesariuszy. Co oni ujęliby w zapisie rezultatu? Nie wiecie? Nie macie pewności? To najlepszy moment na szerszy dialog z interesariuszami.

 

Na zakończenie podzielcie się wrażeniami. Posłuchajcie się nawzajem. Jak postrzegacie teraz sens tego, co robicie zespołowo? Jak każda z osób czuje się na koniec tej pracy? Z jakim efektem kończymy?

 

Powodzenia!

 

Za dwa tygodnie, w kolejnym odcinku poradnika, podpowiemy jak wykorzystać praktyki dialogu w rozmowach poświęconych omówieniu wyników i poziomu realizacji celów przez zespół.

Jeśli masz jakieś konkretne wyzwanie związane z budowaniem środowiska dialogu w swoim zespole lub firmie i chciałbyś przeczytać, w jaki sposób można sobie z nim poradzić, napisz do nas: dialog@inzynieriapersonalna.pl

Zapraszamy na stronę www.lets-talk.biz gdzie dowiesz się, jak możesz zadbać o jakość dialogu w zespole i oszacować wstępnie jego poziom za pomocą krótkiego quiz’u.

W poprzednim odcinku poradnika znajdziesz podpowiedź co dobrego wynika z oddzielenie fazy dialogu od fazy decyzji w trakcie spotkań zespołu.