Opis projektu

Wzmocnienie wizerunku Zarządu oraz poprawa skuteczności współpracy Zespołu Zarządu

Cel biznesowy Klienta:

Poprawa i wzmocnienie wizerunku Zarządu firmy. Rozwinięcie kompetencji pracy zespołowej Zarządu.

Sytuacja przed:

• Zaburzony poziom zaufania w Zespole Zarządu – w trakcie wspólnej pracy Dyrektorzy skupiali się nie na merytoryce i odważnym rozważaniu trudnych kwestii a raczej na obronie status quo i własnego wizerunku;
• Trudno było zauważyć struktury pracy zespołowej i zespołowego podejmowania decyzji. Jedynym na to sposobem było głosowanie, ponieważ Zarząd nie potrafił prowadzić konstruktywnego dialogu. Trudność sprawiało przyjęcie czyjegoś zdania – było to rozumiane jako słabość a nie elastyczność;
• Poszczególne decyzje podejmowane były głównie przez Prezesa Firmy, lub właśnie metodą głosowania, co odbijało się na jakości działania Zarządu i jego wizerunku. Z wielu decyzji Zarząd musiał się wycofywać, ponieważ były one błędne (na przykład nie uwzględniały ważnego zdania osób, które nie potrafiły, lub nie miały przestrzeni na przedstawienie własnych argumentów).

Nasza diagnoza/ocena sytuacji:

• Zespół Zarządu składał się z bardzo dobrych specjalistów, którzy jednak przyzwyczajeni byli do pracy indywidualnej. Powodowało to trudności we współpracy, zespołowym podejmowaniu decyzji, itp. W konsekwencji zespół nie działał na tak wysokim poziomie kompetencji, na jakim mógł;
• W organizacji tworzyły się „silosy” – poszczególne działy koncentrowały się głównie na własnych obszarach, nie zauważając problemów występujących w innych częściach firmy. Było to związane ze sposobem pracy Zarządu, jak i nie powiązanych ze sobą KPI’s Dyrektorów (często wręcz sprzecznych);
• Wynikiem tego stanu były powtarzające się błędy, spadek wzajemnego zaufania. Prezes Firmy zacieśniał kontrolę, co krótkofalowo dawało pozytywne efekty biznesowe, długofalowo utrudniało zespołowi Zarządu uczenie się i budowanie własnej siły i kompetencji;
• Powyższe czynniki powodowały osłabianie wizerunku Zarządu w organizacji.

Kazało to nam skupić się na coachingu zespołowym dla Zarządu, w którym kluczowe było rozwijanie otwartości, umiejętności uczenia się z doświadczeń, łączenia ze sobą celów poszczególnych działów, by konieczne było wzajemne wspieranie się Dyrektorów. Konsekwencją miał być również wzrost poziomu zaufania i dobrych relacji a ostatecznie pozytywna zmiana w wizerunku Zarządu w organizacji.

Przeprowadzone działania:

• Rozbudowana diagnoza indywidualna i zespołowa Zarządu – Development Centre + feedback 360stopni + sesje on-the-job – uzyskanie i dostarczenie Zarządowi obiektywnej informacji na temat ich zasobów i ograniczeń, oraz wizerunku, jaki mają w organizacji;
• Seria warsztatów, które zbudowane były w taki sposób, by coachowie IP brali udział w rzeczywistym zebraniu Zarządu, aby potem dostarczać informacji zwrotnych na temat pracy całego zespołu i poszczególnych jego członków. W czasie warsztatów dostarczaliśmy również struktury pracy zespołowej, dialogu, podejmowania decyzji. Ważnym elementem była wymiana informacji zwrotnych pomiędzy Dyrektorami. Zespół tworzył własną tożsamość poprzez zdefiniowania Misji, jaką ma w organizacji i wartości, wg których ma działać i jakie chce proponować w Firmie;
• Warsztaty oparte o założenia Balanced Scorecard, w których przy wyborze KPI’s dla poszczególnych Dyrektorów skupialiśmy się na „crossowaniu” celów, wymuszającym współpracę między działową nie tylko na poziomie Zarządu, ale i na niższych poziomach zarządzania;
• Warsztaty dotyczące analizy i wyciągania wniosków dotyczących przeprowadzenia przez Zarząd ważnych procesów (np. tworzenie budżetu);
• Warsztaty kompetencyjne dotyczące narzędzi coachingowych w zarządzaniu.

Efekty:

W trakcie trwania cyklu warsztatów nastąpiła z niezależnych przyczyn zmiana na stanowisku Prezesa Firmy. Przejął on odpowiedzialność za sponsorowanie projektu, co więcej można było wykorzystać projekt wprost do przeprowadzenia zespołu przez proces zmiany.

Obecnie w Zarządzie widać wyraźnie pozytywnie zmienione relacje. Szczególnie wyraźne jest wzmocnienie kompetencji prowadzenia otwartego dialogu i przekazywania sobie konstruktywnej informacji zwrotnej, która już nie jest postrzegana jako atak.

Głównym kierunkiem działań i dbałości Zarządu stało się rozwijanie współpracy między działami. Jest to stały temat zebrań i ważny czynnik w podejmowaniu decyzji.

Powyższe punkty wpłynęły na zmniejszenie dystansu pomiędzy Zarządem a kierownictwem średniego szczebla. Zmiana w działaniu Zarządu jest zauważana i ma rzeczywisty wpływ na poprawę funkcjonowania całej organizacji.

Szef projektu:

Kacper Godlewski