Opis projektu

Systemowa Ocena Zespołu Zarządu w celu wzrostu efektywności pracy zespołowej w sytuacji zmian

Cel biznesowy Klienta:

Efektywne zarządzenie procesem szybkiego rozwoju organizacji związanego z budową kolejnej fabryki przez dotychczasowy Zarząd.

Cel projektu:

Celem rozwojowym Zarządu był wzrost samodzielności i efektywności pracy zespołowej, szczególnie w sytuacji zmian i pracy pod presją.

Sytuacja przed:

Zespół Zarządu działał do tej pory wystarczająco efektywnie jak na zadania, które przed nim stawiano. Jednocześnie w obliczu nowych wyzwań skłonność do prowadzenia mało efektywnych zebrań, trudności w komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami Zarządu oraz mała decyzyjność Zespołu przy nieobecności Prezesa lub braku wytycznych z Centrali stanowiła spore zagrożenie dla dalszego szybkiego rozwoju organizacji

Nasza analiza/diagnoza sytuacji:

Analizując razem ze Sponsorem projektu sytuację stwierdziliśmy, że kluczowa do podjęcia adekwatnych kroków rozwojowych w zespole Zarządu jest rzetelna diagnoza przyczyn niskiej efektywności współpracy zespołowej a następnie stworzenie action planu rozwojowego. Ponieważ kluczowy był wzrost odpowiedzialności osób i Zespołu zdecydowaliśmy się na proces diagnostyczny i udzielenie zarówno Zespołowi jak i poszczególnym jego członkom precyzyjnych informacji zwrotnych, gdyż to pozwala zwiększyć świadomość a co za tym idzie odpowiedzialność za efektywność działań Zarządu. Kolejnym zaplanowanym krokiem był warsztat implementacyjny, na którym Zespół wspierany przez trenerów Inżynierii Personalnej sam generował wnioski rozwojowe i action plan.

Diagnoza kompetencji poszczególnych jednostek mogłaby przynieść ważne wnioski rozwojowe dla członków Zarządu, jednocześnie zagrożeniem takiego rozwiązania byłaby jeszcze większa indywidualizacja postaw i skupienie na jednostkach, a nie na poprawie efektywności współpracy. W związku z czym zaproponowaliśmy jako rozwiązanie – systemową analizę zespołu. Obiektem obserwacji i opisu był więc zespół jako system, a raporty indywidualne opisujące rolę danej osoby w tym systemie były jedynie dopełnieniem raportu głównego skupionego na systemowej analizie zespołu.

Przeprowadzone działania:

• Zdefiniowanie kryteriów oceny Zespołu Zarządu;
• Przeprowadzenie serii obserwacji pod kątem uzgodnionych kryteriów (zespołowe sesje „on the job” podczas których zespół asesorów przyglądał się pracy Zarządu i ich członków w naturalnym środowisku pracy; jednodniowa procedura Development Centre mająca na celu weryfikację hipotez powstałych podczas obserwacji „on the job” oraz stworzenie warunków pracy pod presją – które miały odzwierciedlać to, co czeka Zarząd w niedługiej przyszłości);
• Sporządzenie i przedstawienie raportu generalnego – analizy systemowej zespołu;
• Sporządzenie i przedstawienie charakterystyk indywidualnych sponsorowi;
• Spotkanie ze sponsorem w celu analizy wniosków z raportu generalnego;
• Przeprowadzenie indywidualnych sesji informacji zwrotnych z poszczególnymi uczestnikami w celu analizy wniosków z charakterystyk indywidualnych i raportu generalnego;
• Warsztat implementacyjny mający na celu zespołową analizę wyników procedury oceny oraz implementację wniosków z niej płynących do codziennej pracy zespołu.

Efekty:

Zespół Zarządu na warsztacie implementacyjnym wypracował szereg rozwiązań, które zostały wdrożone do codziennej pracy ( m.in. nadzorowanie pracy zespołowej, rotacyjny prowadzący, podsumowywanie pracy, omawianie efektywności spotkań; stosowanie arkuszy feedbackowych; kontrakty pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu). Niektórzy członkowie Zarządu zdecydowali się na coaching. Struktura zespołu Zarządu uległa zmianie, jedno ze stanowisk zostało przeformułowane, ponieważ wcześniejsze zdefiniowanie ról uniemożliwiało efektywne wykonywanie tej funkcji. Jakość komunikacji oraz efektywność prac zespołu Zarządu w opinii Sponsorów i uczestników wzrosła znacząco.

Szef projektu:

Agata Tannenberg